GDPR Dodržiavanie

Kto jest Administratorem Pani/Pana danych osobowych i jak się z nim skontaktować?

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest TMS SPARTACO Sp. z o.o., adres siedziby: Aleja Stanów Zjednoczonych 61, 04-028 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000721146, NIP 1132964907, REGON 3695908660 (dalej „Spółka”).

2. Żądania, oświadczenia i wszelką korespondencję dotyczącą danych osobowych należy kierować pisemnie na ww. adres siedziby Spółki bądź pocztą elektroniczną na adres: rodo@tmsspartaco.pl.

Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych

3. Przetwarzamy Pani/Pana dane osobowe w celu:

a) przyjęcia rezerwacji, w tym przy użyciu systemu rezerwacji online (Systemu) oraz zawarcia i wykonywania umowy o świadczenie usług hotelarskich zawartej z Administratorem oraz dokonania niezbędnych rozliczeń w związku z jej zawarciem – przez czas niezbędny do realizacji umowy, a po jej zakończeniu dane osobowe będą przetwarzane przez czas potrzebny na wykazanie prawidłowości wykonania wynikających z niej obowiązków do upływu terminów wskazanych w przepisach o archiwizacji (art. 6 ust.1 lit. b RODO);

b) wykonywania ustawowych obowiązków Administratora, w szczególności podatkowych, związanych ze złożonymi reklamacjami i sprawozdawczych – przez czas niezbędny do realizacji ustawowych obowiązków Administratora, w szczególności do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych i reklamacyjnych (art. 6 ust.1 lit. c RODO);

c) realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora opisanego poniżej – przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi na pytanie przesłane poprzez formularz kontaktowy, zapewnieniu niezbędnych rozliczeń w związku z zawartą umową, dochodzenia ewentualnych roszczeń przez Spółkę w związku z poniesioną przez Spółkę szkodą wyrządzoną przez gościa lub obroną przed roszczeniami gościa w stosunku do Spółki, marketingu bezpośredniego, prowadzenia analizy jakości świadczonych usług oraz budowania relacji i wizerunku, w tym zakresie nie dłużej jednak niż do czasu uznania za uzasadniony szczególną sytuacją Państwa sprzeciwu, zaś w przypadku gdy prawnie uzasadnionym interesem jest marketing bezpośredni – do czasu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu (art. 6 ust.1 lit. f RODO);

d) zapewnienia bezpieczeństwa gościom hotelowym i innym osobom przebywających na terenie Hotelu oraz zabezpieczenia mienia, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora p(art. 6 ust 1 pkt f) RODO), który polega na zapewnieniu bezpieczeństwa we wskazanym zakresie. Nagrania z monitoringu wizyjnego zawierające Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 21 dni od dnia nagrania, chyba że stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – wtedy termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

e) w przypadku wyrażenia dobrowolnych i opcjonalnych zgód dane będą przetwarzane także w celu marketingowym polegającym na przekazywaniu Państwu informacji o produktach i usługach Spółki, promocjach, cennikach i innych informacjach, a także wydarzeniach promocyjnych, szkoleniach i innych aktywnościach Administratora, również na podstawie osobnych zgód za pomocą wiadomości wysyłanych na Państwa adres e-mail lub numer telefonu oraz w trakcie rozmów telefonicznych z Panią/Panem – do czasu cofnięcia odpowiedniej zgody (art. 6 ust.1 lit. a RODO).

Informacje czy podanie danych jest wymogiem ustawowym / umownym / warunkiem zawarcia umowy / o zobowiązaniu do podania danych:

4. Obowiązek podania danych osobowych przez Panią/Pana jest warunkiem zawarcia umowy o świadczenie usług hotelarskich. Dane podawane są dobrowolnie i nie jest Pani / Pan zobowiązany do ich podania. Jednakże, brak możliwości przetwarzania przez Spółkę Pani / Pana danych skutkuje niemożliwością zawarcia ww. umowy.

Komu dane osobowe będą przekazywane?

5. Spółka przekazuje dane osobowe następującym kategoriom podmiotów:

a) upoważnieni pracownicy TMS SPARTACO Sp. z o.o.,

b) banki,

c) podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, takie jak usługi księgowe i podatkowe, audytowe, operatorom pocztowym i kurierom, dostawcom systemów informatycznych i usług IT, ubezpieczycielom, podmiotom realizującym wsparcie techniczne, organizacyjne i doradcze, podmiotom świadczącym usługi prawne,

d) podmiotom świadczącym usługi archiwizacji, podmiotom świadczącym usługi w zakresie ochrony osób i mienia, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, w skład której wchodzi Spółka oraz odbiorcom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,

e) podmiotom z którymi TMS SPARTACO Sp. z o.o., posiada zawarte umowy o współpracy.

Jakie prawa przysługują w odniesieniu do danych osobowych

6. Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do danych, do ich sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz do przenoszenia danych (o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany).

7. Przysługuje Pani/Panu prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach realizowanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec tychże interesów, praw i wolności lub Pani/Pana dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

8. Przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych w zakresie w jakim zgoda stanowi podstawę prawną przetwarzania. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.

9. Powyższe żądania i oświadczenia należy składać w sposób wskazany w pkt 2 powyżej.

Czy Spółka będzie w sposób zautomatyzowany podejmowała decyzje wobec Pani/Pana lub prowadzić automatyczne profilowanie?

10. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, ani profilowane.

Czy będziemy przekazywać Pani/Pana dane osobowe do państwa trzeciego (spoza EOG) lub organizacji międzynarodowej?

11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.

Gdzie można złożyć skargę dotycząca przetwarzania danych osobowych

12. W przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie dotyczących jej/jego danych osobowych narusza przepisy RODO, może Pani/Pan złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).