Polityki prywatności
Wersja obowiązująca od dnia 15.07.2024r.
I. POSTANOWIENIA OGÓLNE
1. Niniejsza Polityka Prywatności (dalej Polityka Prywatności) określa zasady przetwarzania przez TMS SPARTACO Sp. z o.o., adres siedziby: Aleja Stanów Zjednoczonych 61, 04-028 Warszawa, wpisaną do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000721146, NIP 1132964907, REGON 3695908660 (dalej „Administrator”) danych osobowych: użytkowników serwisu internetowego prowadzonego przez Administratora pod adresem www.hotelbelvedere.pl (dalej Serwis) oraz klientów dokonujących rezerwacji, w tym przy użyciu systemu rezerwacji online (Systemu) i zgodnie z Regulaminem rezerwacji w obiekcie Hotel Belvedere dostępnym pod adresem https://www.hotelbelvedere.pl/kontakt/dodatkowe-informacje
2. W trosce o bezpieczeństwo powierzonych danych osobowych Administrator działa w oparciu o wewnętrzne procedury i zalecenia, zgodne z odpowiednimi aktami prawnymi w zakresie ochrony danych osobowych, a w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46 WE (ogólne rozporządzenia o ochronie danych) (dalej RODO).
3. Administrator dokłada szczególnej staranności w celu ochrony interesów osób, których dane dotyczą, a w szczególności zapewnia, iż dane osobowe są:
a) przetwarzane zgodnie z prawem;
b) zbierane dla oznaczonych, zgodnych z prawem celów i niepoddawane dalszemu przetwarzaniu niezgodnemu z tymi celami;
c) merytorycznie poprawne i adekwatne w stosunku do celów, w jakich są przetwarzane;
d) przechowywane w postaci umożliwiającej identyfikację osób, których dotyczą, nie dłużej niż jest to niezbędne do osiągnięcia celu przetwarzania.
4. Użyte w Polityce Prywatności określenia pisane z wielkiej litery posiadają znaczenie nadane im w Regulaminie rezerwacji w obiekcie Hotel Belvedere.
II. ZASADY PRZETWARZANIA PRZEZ ADMINISTRATORA DANYCH OSOBOWYCH UŻYTKOWNIKÓW SERWISU LUB SYSTEMU
1. Administrator uzyskuje Państwa dane osobowe w następujący sposób:
a) Użytkownicy Serwisu – wyłącznie przeglądanie Serwisu
Administrator analizuje Państwa zachowanie w Serwisie, w tym monitoruje i zbiera informacje o aktywności w Serwisie (np. częstotliwość, przeglądane zakładki), w celu wykorzystania ich do oceny i realizacji własnych działań marketingowych. Informacje te gromadzone są w celu zapewnienia poprawnego działania Serwisu, w szczególności dla celów zapewnienia bezpieczeństwa oraz w celu wykorzystania ich do realizacji przez Administratora własnych działań marketingowych. Więcej informacji o pozyskiwaniu i przetwarzaniu danych osobowych za pośrednictwem plików „cookies” znajduje się w Ustawieniach Cookies w Serwisie;
b) Użytkownicy Serwisu – wypełnienie i przesłanie formularza kontaktowego
W Serwisie jest umieszczony formularz kontaktowy, poprzez który Użytkownik może przesłać Administratorowi następujące dane osobowe: imię, nazwisko, numer telefonu, adres e-mail. Decyzja o wypełnieniu przez Użytkownika formularza kontaktowego i podaniu danych osobowych jest dobrowolna i należy do Użytkownika. Dane osobowe podane przez Użytkownika w formularzu kontaktowym będą wykorzystane przez Administratora w celu udzielenia odpowiedzi na zapytanie Użytkownika;
c) Klienci
Klienci, którzy zawarli z Administratorem umowę o świadczenie usług hotelarskich;
d) Użytkownicy Serwisu – zapisanie się na Newsletter
W Serwisie jest umieszczony formularz, poprzez który Użytkownik może zapisać się na otrzymywanie Newslettera po podaniu Administratorowi adres e-mail. Decyzja o podaniu adresu przez Użytkownika jest dobrowolna i należy do Użytkownika.
III. OBOWIĄZEK INFORMACYJNY
Kto jest Administratorem Pani/Pana danych osobowych i jak się z nim skontaktować?
1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest TMS SPARTACO Sp. z o.o., adres siedziby: Aleja Stanów Zjednoczonych 61, 04-028 Warszawa, wpisana do Krajowego Rejestru Sądowego przez Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy w Warszawie, XIV Wydział Gospodarczy KRS 0000721146, NIP 1132964907, REGON 3695908660.
2. Żądania, oświadczenia i wszelką korespondencję dotyczącą danych osobowych należy kierować pisemnie na ww. adres siedziby Spółki bądź pocztą elektroniczną na adres: rodo@tmsspartaco.pl
Cele i podstawy prawne przetwarzania danych osobowych
3. Przetwarzamy Pana/Pani dane osobowe w celu:
a) przyjęcia rezerwacji, w tym przy użyciu systemu rezerwacji online (Systemu) oraz zawarcia i wykonywania umowy o świadczenie usług hotelarskich zawartej z Administratorem oraz dokonania niezbędnych rozliczeń w związku z jej zawarciem – przez czas niezbędny do realizacji umowy, a po jej zakończeniu dane osobowe będą przetwarzane przez czas potrzebny na wykazanie prawidłowości wykonania wynikających z niej obowiązków do upływu terminów wskazanych w przepisach o archiwizacji (art. 6 ust.1 lit. b RODO);
b) wykonywania ustawowych obowiązków Administratora, w szczególności podatkowych, związanych ze złożonymi reklamacjami i sprawozdawczych – przez czas niezbędny do realizacji ustawowych obowiązków Administratora, w szczególności do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązań podatkowych i reklamacyjnych (art. 6 ust.1 lit. c RODO);
c) realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora opisanego poniżej – przez czas niezbędny do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegający na udzieleniu odpowiedzi na pytanie przesłane poprzez formularz kontaktowy, zapewnieniu niezbędnych rozliczeń w związku z zawartą umową, dochodzenia ewentualnych roszczeń przez Spółkę w związku z poniesioną przez Spółkę szkodą wyrządzoną przez gościa lub obroną przed roszczeniami gościa w stosunku do Spółki, marketingu bezpośredniego, prowadzenia analizy jakości świadczonych usług oraz budowania relacji i wizerunku, w tym zakresie nie dłużej jednak niż do czasu uznania za uzasadniony szczególną sytuacją Państwa sprzeciwu, zaś w przypadku gdy prawnie uzasadnionym interesem jest marketing bezpośredni – do czasu wyrażenia przez Państwa sprzeciwu (art. 6 ust.1 lit. f RODO);
d) zapewnienia bezpieczeństwa gościom hotelowym i innym osobom przebywających na terenie Hotelu oraz zabezpieczenia mienia, co stanowi prawnie uzasadniony interes realizowany przez Administratora p(art. 6 ust 1 pkt f) RODO), który polega na zapewnieniu bezpieczeństwa we wskazanym zakresie. Nagrania z monitoringu wizyjnego zawierające Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane przez okres nieprzekraczający 21 dni od dnia nagrania, chyba że stanowią one dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu – wtedy termin przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.
e) w przypadku wyrażenia dobrowolnych i opcjonalnych zgód dane będą przetwarzane także w celu marketingowym polegającym na przekazywaniu Państwu informacji o produktach i usługach Spółki, promocjach, cennikach i innych informacjach, a także wydarzeniach promocyjnych, szkoleniach i innych aktywnościach Administratora, również na podstawie osobnych zgód za pomocą wiadomości wysyłanych na Państwa adres e-mail lub numer telefonu oraz w trakcie rozmów telefonicznych z Panią/Panem – do czasu cofnięcia odpowiedniej zgody (art. 6 ust.1 lit. a RODO).
W zakresie danych użytkowników Serwisu podstawą prawną przetwarzania danych jest niezbędność do ich przetwarzania do realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającym na zapewnieniu prawidłowego funkcjonowania Serwisu (art. 6 ust.1 lit. f RODO), a w zakresie profilowania podstawą przetwarzania danych jest zgoda Użytkownika wyrażona poprzez wykorzystanie dostępnych ustawień z pozycji banera cookies lub poprzez ustawienia przeglądarki Użytkownika pozwalające na zapisywanie plików „cookies” (art. 6 ust.1 lit. a RODO).
Użytkownik może odmówić lub wycofać udzieloną zgodę w szczególności poprzez zmianę ustawień swojej przeglądarki internetowej/zmianę ustawień z pozycji banera cookies lub ograniczyć jej zakres. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność prawem przetwarzania danych przed jej cofnięciem.
Informacje czy podanie danych jest wymogiem ustawowym / umownym / warunkiem zawarcia umowy / o zobowiązaniu do podania danych:
4. Obowiązek podania danych osobowych przez Panią/Pana jest warunkiem zawarcia umowy o świadczenie usług hotelarskich. Dane podawane są dobrowolnie i nie jest Pani / Pan zobowiązany do ich podania. Jednakże, brak możliwości przetwarzania przez Spółkę Pani / Pana danych skutkuje niemożliwością zawarcia ww.umowy.
Podanie danych osobowych w formularzu kontaktowym nie jest wymogiem ustawowym lub umownym lub warunkiem zawarcia umowy. Niepodanie danych będzie skutkowało brakiem możliwości przetwarzania przez Administratora Państwa danych dla celów udzielenia odpowiedzi na przesłane przez Państwo zapytanie.
Komu dane osobowe będą przekazywane?
5. Pani/Pana dane osobowe mogą być przekazywane następującym kategoriom podmiotów odbiorcom danych:
a) upoważnieni pracownicy TMS SPARTACO Sp. z o.o.,
b) banki,
c) podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora, takie jak usługi księgowe i podatkowe, audytowe, operatorom pocztowym i kurierom, dostawcom systemów informatycznych i usług IT, ubezpieczycielom, podmiotom realizującym wsparcie techniczne, organizacyjne i doradcze,
d) podmiotom świadczącym usługi prawne, podmiotom świadczącym usługi archiwizacji, podmiotom świadczącym usługi w zakresie ochrony osób i mienia, podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, w rozumieniu ustawy z dnia 16 lutego 2007 r. o ochronie konkurencji i konsumentów, w skład której wchodzi Spółka oraz odbiorcom uprawnionym na podstawie przepisów prawa,
e) podmiotom z którymi TMS SPARTACO Sp. z o.o., posiada zawarte umowy o współpracy.
Jakie prawa przysługują w odniesieniu do danych osobowych?
6. Przysługuje Pani/Panu prawo: dostępu do danych, do ich sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia ich przetwarzania oraz do przenoszenia danych (o ile przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy w sposób zautomatyzowany).
7. Przysługuje Pani/Panu prawo do złożenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach realizowanych na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Spółki z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją. Przestaniemy przetwarzać Pani/Pana dane w tych celach, chyba że będziemy w stanie wykazać, że istnieją ważne, prawnie uzasadnione podstawy, które są nadrzędne wobec tychże interesów, praw i wolności lub Pani/Pana dane będą niezbędne do ewentualnego ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
8. Przysługuje Pani/Panu prawo do wycofania w dowolnym momencie udzielonej wcześniej zgody na przetwarzanie danych w zakresie w jakim zgoda stanowi podstawę prawną przetwarzania. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania danych, którego dokonano na podstawie udzielonej zgody przed jej cofnięciem.
9. Powyższe żądania i oświadczenia należy składać w sposób wskazany w pkt 2 powyżej.
Czy Spółka będzie w sposób zautomatyzowany podejmowała wobec Pani/Pana lub prowadzić automatyczne profilowanie?
10. Pani/Pana dane nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, ani profilowane.
Czy będziemy przekazywać Pani/Pana dane osobowe do państwa trzeciego (spoza EOG) lub organizacji międzynarodowej?
11. Pani/Pana dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
Gdzie można złożyć skargę dotycząca przetwarzania danych osobowych?
12. W przypadku gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie dotyczących jej/jego danych osobowych narusza przepisy RODO, może Pani/Pan złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).
IV. POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Administrator zastrzega sobie prawo do zmiany postanowień Polityki Prywatności.
2. O każdej zmianie Polityki Prywatności Administrator powiadomi Użytkowników w terminie 5 dni przed wejściem w życie tych zmian poprzez publikację jednolitego tekstu Polityki Prywatności w Serwisie.
3. W przypadku zmiany Polityki Prywatności dalsze korzystanie z Serwisu jest oświadczeniem woli Użytkownika oznaczającym zaakceptowanie zmian do Polityki Prywatności.